¿Papelito habla?

Cuando se trata de información formal u oficial dentro de la empresa sugerimos hacerla por escrito. Los documentos escritos pueden confundir o complicar la comunicación si no se siguen ciertas reglas. Las siguientes recomendaciones pueden servir para lograr un documento informativo útil, sin distorsiones, que sea leído y entendido por todos.

• El escrito debe ser breve, con letra clara y grande. Si es extenso, la gente no lo lee.
• Cuando se trata de un evento no olvides incluir datos relevantes: fecha, hora, lugar, requisitos.
• Si hay más de un aviso importante, redacta dos escritos independientes. Ello facilita retener la información por parte del lector y, además, le da la importancia adecuada a ambos informes.
• Utiliza de preferencia oraciones concisas, separadas por punto. Evita los párrafos extensos.
• Dirige el escrito a personas y no a departamentos o áreas. Pide que firmen de recibido los que reciban el escrito.
• Aborda el asunto de inmediato.
• Responsabilízate de lo escrito firmándolo.
• Si se trata de una petición para que se lleve a cabo alguna tarea en concreto, no olvides especificar la fecha de entrega y sus características.
• Elimina las palabras o frases de relleno.
• Guarda siempre una copia de lo que escribas y guárdalo en tu archivo electrónico por algunos meses.
• Procura revisar siempre la ortografía. Si tu ortografía no es muy buena, pídele a alguien que corrija tus escritos. Recuerda que lo escrito, escrito está.
• Sé discreto, prudente y veraz.
• Recuerda que las palabras son acciones, sentimientos, emociones.
• Antes de enviar el escrito, déjalo reposar como el pan con levadura y vuélvelo a leer unas horas o días más tarde. Es probable que hayas cambiado de opinión y requieras hacer algunos cambios.
• Evita ser impulsivo. Recuerda que una vez entregado el escrito, ya no hay marcha atrás.