La importancia de un manual

Cuando las Empresas deciden dar el gran paso a franquiciar, deben estandarizar sus operaciones.

¿Por qué seguir al pie de la letra sus manuales?

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Es muy importante establecer la información en manuales, los cuales son las guías básicas para realizar cada una de las actividades que se llevan a cabo en la unidad, pero ¿cuáles son los manuales más utilizados en el sector de las franquicias? ¿Por qué es tan importante mantener manualizadas todas las operaciones?, ¿Cómo hacer mejores manuales en una franquicia? Esto y más lo explicaré a continuación. Los manuales son documentos, donde se especifican todas y cada una de las operaciones que se realizan dentro de la Franquicia, la cual puede dividirse en varios manuales, como son los de Operaciones, Seguridad, Guía de preapertura, Recursos Humanos, entre otros. Todos son importantes, pero hay uno sin el cual, las actividades dentro de la unidad no podrían llevarse a cabo; éste es el Manual de Operaciones. El Manual de Operaciones es básico para las Franquicias, pues en él se detallan las acciones que cada uno de los colaboradores de la Franquicia debe cumplir; es complementado con otros manuales como el de Recursos Humanos, Preapertura (Guía), y el de Seguridad en la unidad. Todos éstos contienen las reglas del juego de manera sencilla, pues de eso se trata el operar una Franquicia, de facilitar el entendimiento para maniobrar excelente a la hora de preparar alimentos, brindar algún servicio, etc. De esta manera, los errores son mínimos, se tiene un recuento pormenorizado de los mismos, y se brindan soluciones aplicables a cada una de las situaciones que se presenten. Además el tener un Manual de Operaciones, nos sirve para consultar información sobre la historia de la empresa, la misión, la visión y los valores de la firma. Ahora bien, la importancia de los manuales viene implícita en el contenido, ya que al ser documentos de consulta para todos los empleados, conocen desde el principio, tanto los quehaceres de cada uno, como lo que no se debe hacer en la unidad. Recordemos que es una herramienta de consulta, donde la información puede modificarse de acuerdo al crecimiento y a las nuevas maneras de operación, así como los cambios que se susciten en las unidades. Es por ello que los Consultores en Franquicias recomendamos que al realizar uno de sus manuales primero hay que tomar nota de todas las operaciones realizadas en la unidad, de manera que se describan perfectamente y no haya dudas sobre el manejo de la unidad. La redacción debe ser acorde a quien va dirigido, es decir, tratar de hacer que quien lea el manual y realice las operaciones debe entender cada descripción, especificando a detalle cada una de las funciones. También es importante informar cada que existan cambios en los manuales, no sólo en el de Operaciones, sino en todos los demás. Por último recomiendo ampliamente considerar que los manuales tienen que ser prácticos y no estén simplemente “adornando” las unidades, es preciso poner en funcionamiento todos los conocimientos transmitidos y recopilados dentro de estos documentos.

Me despido con una frase de Oscar Wilde, la cual dice así: “El único deber que tenemos con la historia es el de escribirla de nuevo."

Ferenz Feher Arquitecto empresarial, Catedrático, articulista y conferencista, experto en Franquicias, CEO de Feher & Feher, Consultoría en Negocios y Franquicias, ha ocupado diversos cargos internacionales en materia de Franquicias como Representante de México ante el World Franchise Council, Secretario General de la Federación Iberoamericana de Franquicias y Ex Presidente del International Franchise Consultants Network. Autor de libros como “Franquicias a la Mexicana” (1999) y “Franquicias, Éxito, Motivos y Razones” (2006), y co-autor de “Franquicias, un Efecto de la Globalización: 100 preguntas, 100 respuestas” (2002) y “Franquicias con Impacto Social” (2013). Su consultoría fue galardonada como una de las diez mejores aceleradoras de empresas por el Instituto Nacional del Emprendedor, durante la Semana del Emprendedor 2014.www.feher.com.mx .




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